Jak pobrać fakturę z KSeF – krok po kroku (także bez logowania)

Aktualizacja: 29 października 2026

Od 1 lutego 2026 r. firmy otrzymują faktury ustrukturyzowane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Taka faktura nie przychodzi e-mailem – czeka w systemie. Z tego poradnika dowiesz się, jak pobrać ją jako plik XML lub PDF: w Aplikacji Podatnika, w programie księgowym, a nawet bez logowania.

Najważniejsze w skrócie

  • Faktury pobierzesz w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, w aplikacji mobilnej KSeF lub w swoim programie do fakturowania.
  • Faktury otrzymane od dostawców znajdziesz na liście faktur zakupowych (Ty jesteś wtedy nabywcą – Podmiotem 2).
  • Fakturę zapiszesz jako XML (oryginał faktury) albo PDF (wizualizacja do odczytu).
  • Bez logowania pobierzesz pojedynczą fakturę, jeśli znasz jej numer KSeF i kilka innych danych albo masz kod QR z wizualizacji.

Sposób 1: Aplikacja Podatnika KSeF

  1. Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) i zaloguj się – np. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF.
  2. Wybierz kontekst, czyli NIP firmy, której faktury chcesz zobaczyć – swojej albo klienta, jeśli masz od niego uprawnienia.
  3. Przejdź do modułu Faktury i otwórz listę faktur.
  4. Przełącz widok na faktury zakupowe. Domyślnie lista pokazuje faktury sprzedażowe z ostatnich 30 dni – w razie potrzeby zmień zakres dat.
  5. Zaznacz fakturę (lub kilka) i kliknij Pobierz, a następnie wybierz XML lub PDF. Kilka faktur zostanie zapisanych w archiwum ZIP.
  6. Otwórz pobrany plik XML w podglądzie faktury KSeF, aby zobaczyć czytelną fakturę, albo zachowaj go w archiwum.

Nazwy przycisków mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji aplikacji. Szczegółowy opis znajdziesz w oficjalnym podręczniku Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Jak zalogować się do KSeF?

Do KSeF nie zakłada się konta – wystarczy uwierzytelnić się jedną z dostępnych metod:

  • profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny – najczęściej wybierane przez osoby prowadzące działalność,
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dla spółek i innych podmiotów,
  • certyfikat KSeF – wygenerowany w systemie, np. do logowania w programach,
  • token – używany głównie przez programy księgowe połączone z KSeF.

Właściciel firmy (podatnik z NIP) ma uprawnienia automatycznie. Pracownikom i biuru rachunkowemu nadaje się uprawnienia w aplikacji – np. do przeglądania faktur.

Sposób 2: program do fakturowania lub księgowy

Jeśli korzystasz z programu połączonego z KSeF, faktury zakupowe mogą być pobierane automatycznie. To najwygodniejsze rozwiązanie przy większej liczbie faktur. Pamiętaj, że KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach – program lub Ty musicie regularnie sprawdzać system.

Sposób 3: pobranie faktury bez logowania

Na stronie logowania Aplikacji Podatnika jest funkcja anonimowego wyszukiwania faktury. Pozwala znaleźć i pobrać pojedynczą fakturę bez logowania. Zwykle potrzebujesz:

  • numeru KSeF faktury,
  • numeru faktury nadanego przez sprzedawcę,
  • identyfikatora nabywcy, np. NIP (albo informacji, że nabywca nie ma identyfikatora).

W zależności od wersji formularza system może poprosić o dodatkowe dane, np. kwotę należności ogółem. Drugi sposób to zeskanowanie kodu QR z wizualizacji faktury – kod prowadzi do strony weryfikacji, na której fakturę można zobaczyć i pobrać. Anonimowe wyszukiwanie działa tylko dla jednej konkretnej faktury; listy faktur w ten sposób nie zobaczysz.

Numer KSeF a numer faktury

Numer faktury nadaje sprzedawca. Numer KSeF nadaje system w chwili przyjęcia faktury – to unikalny identyfikator dokumentu w KSeF. Znajdziesz go w Aplikacji Podatnika, w swoim programie oraz pod kodem QR na wizualizacji faktury.

Masz już plik XML? Otwórz go w naszym darmowym podglądzie i zobacz fakturę w czytelnej formie – plik nie opuszcza Twojej przeglądarki.

Otwórz podgląd faktury KSeF

Nie widzę faktury w KSeF – co sprawdzić?

  • Czy wybrałeś właściwy kontekst (NIP firmy)?
  • Czy przełączyłeś listę na faktury zakupowe?
  • Czy zakres dat obejmuje fakturę? Sprawdź też, według jakiej daty filtrujesz.
  • Czy sprzedawca faktycznie wystawił fakturę w KSeF? Najmniejsi przedsiębiorcy mogą jeszcze do końca 2026 r. wystawiać faktury poza systemem.
  • Czy masz uprawnienia do faktur tej firmy?

Najczęstsze pytania

Czy pobieranie faktur z KSeF jest płatne?

Nie. Aplikacja Podatnika KSeF i aplikacja mobilna są bezpłatne.

Czy muszę pobierać faktury z KSeF?

Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF – niezależnie od tego, czy ją pobierzesz. Warto jednak regularnie przeglądać faktury zakupowe, aby żadna nie umknęła w księgowości.

XML czy PDF – który plik pobrać?

Oryginałem faktury jest plik XML. PDF to wizualizacja, wygodna do odczytu i druku. Do archiwum i księgowości zachowaj XML.

Czy kontrahent zagraniczny pobierze fakturę z KSeF?

Nabywca bez polskiego NIP nie zaloguje się do KSeF. Sprzedawca przekazuje mu fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR, który pozwala ją zweryfikować.

Źródła

Poradnik ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Szczegóły działania KSeF mogą się zmieniać – aktualne informacje znajdziesz na stronie ksef.podatki.gov.pl.