Stand: 29. Oktober 2026
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ab 2027 bzw. 2028 auch versenden. In der Praxis begegnen Ihnen dabei vor allem zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind zulässig, unterscheiden sich aber deutlich.
Kurz gesagt
- XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Rechnungsbild – der Standard der öffentlichen Verwaltung.
- ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei – für Menschen lesbar und zugleich maschinell auswertbar.
- Beide folgen der europäischen Norm EN 16931 und gelten im B2B-Bereich als E-Rechnung – ZUGFeRD ab dem Profil BASIC.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer oder Software | Ja, wie eine normale PDF |
| Maschinell auswertbar | Ja | Ja (XML-Teil) |
| Bei Abweichungen maßgeblich | – | Der XML-Teil, nicht das PDF-Bild |
| Herausgeber | KoSIT (im Auftrag von Bund und Ländern) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Rechnungen an Behörden | Standardformat, mit Leitweg-ID | Teilweise im Profil XRECHNUNG akzeptiert |
| Rechnungen an Unternehmen | Zulässig | Zulässig (ab Profil BASIC) |
| International | Deutscher Standard | Technisch identisch mit Factur-X (Frankreich) |
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben und ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes Pflicht. Für die Zuordnung in der Behörde dient die Leitweg-ID, die als Käuferreferenz in der Rechnung steht.
Eine XRechnung kann in zwei Syntaxen erstellt werden: UBL oder CII. Inhaltlich sind beide gleichwertig. Weil eine XRechnung kein Rechnungsbild hat, brauchen Sie zum Lesen eine Software oder einen XRechnung Viewer.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): Eine PDF/A-3-Datei zeigt die Rechnung wie gewohnt, und eine eingebettete XML-Datei enthält dieselben Daten in strukturierter Form. Seit Version 2 ist ZUGFeRD technisch identisch mit dem französischen Factur-X.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Welches Profil eine Datei hat, zeigt Ihnen unser ZUGFeRD Viewer.
Welches Format sollten Sie wählen?
- Rechnungen an Behörden: XRechnung mit Leitweg-ID – das ist der sichere Weg.
- Rechnungen an Geschäftskunden: Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD eignet sich, wenn Empfänger die Rechnung auch ohne Software lesen sollen; XRechnung, wenn die Daten automatisch verarbeitet werden.
- Als Empfänger: Sie sollten beide Formate verarbeiten können – beide sind gesetzlich vorgesehen.
Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangszeit: Papierrechnungen und andere elektronische Formate (z. B. PDF, mit Zustimmung des Empfängers) bleiben zulässig. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Drei häufige Missverständnisse
- „Eine PDF per E-Mail ist eine E-Rechnung.“ Nein – eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- „Bei ZUGFeRD zählt das PDF-Bild.“ Nein – maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil.
- „Ein Ausdruck reicht für die Ablage.“ Nein – die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden.
XRechnung oder ZUGFeRD erhalten? Öffnen Sie die Datei kostenlos in unserem Viewer – ohne Upload.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja, ab dem Profil BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.
Kann ich eine XRechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Inhaltlich ja – beide beruhen auf der EN 16931. Dafür muss aber mit einer Software eine neue Datei erzeugt werden.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Welches Format nutzt Peppol?
Peppol verwendet UBL – dieselbe Syntax wie die XRechnung in der UBL-Variante.
Quellen
Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums.